3 правила формулировки задач: — любую задачу необходимо записать! — задача должна быть записана по формуле — задача должна быть самостоятельной
Формула делегирования — алгоритм формулирования задачи, который кратно повышает шансы на её выполнение.
Зачем задача нужна? • Ответить себе и команде: ЗАЧЕМ эта задача нужна нашему отделу, нашему направлению или нашей компании? • Если трудно определить, ЗАЧЕМ нужна эта задача, нужно разобраться, какие ВОЗМОЖНОСТИ принесёт её выполнение, а потом понять, какие ожидать ПОСЛЕДСТВИЯ, если задача не будет выполнена • Если ответа на вопрос ЗАЧЕМ по-прежнему нет, значит эту задачу НЕ НУЖНО брать в работу
Что я жду в результате? • Вообразить, как внешне должен выглядеть результат выполнения этой задачи • Сформулировать простой и понятный результат именно этой задачи. Например: структура итогового документа или конкретное событие, которое должно произойти после выполнения задачи • Если трудно сформулировать ожидаемый результат, нужно ответить: какую ПРОБЛЕМУ мы решаем при выполнении этой задачи • Это важное упражнение для руководителя, оно помогает тренировать навык визионерства и навык планирования, а главное — упрощает декомпозицию задачи, разделение на конкретные шаги
Записать задачу с глагола • Записать задачу своими руками и добавить комментарии и вопросы от себя. Записывать очень важно. В процессе записи часто меняется сама суть задачи • Начать задачу с глагола, например: Подготовить, Сделать, Договориться, Решить, Организовать, Обеспечить. Но нельзя: Готовить, Делать, Поговорить, Позвонить • Использовать 5 слов и больше, не считая предлогов • Убедиться, что задача записана так, что она будет понятна и через 2 месяца, и через год • Поставить дату исполнения, но только если она конкретная и измеримая • Внутри самой задачи должен содержаться ответ на вопрос «Что я жду в результате» • Записать в систему электронного проектного управления Trello
Записать первый шаг
Мы очень часто путаем задачи и проекты, поэтому если мы понимаем, что берём на себя слишком большую задачу — необходимо написать к ней первый шаг